Assistant(e) de Direction

Activité 1 : Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction

Gérer les agendas individuels et partagés pour optimiser le temps de l’équipe de direction.
Prendre en compte les priorités, délais et imprévus, et alerter les parties concernées si nécessaire.
Organiser les ressources matérielles, déplacements et réunions en respectant le budget et les critères écoresponsables.
Assurer la communication des informations essentielles en français et en anglais.

Collecter et structurer les données pour concevoir des tableaux de bord avec indicateurs de performance.
Présenter les informations sous forme de graphiques et d’analyses chiffrées pour faciliter la prise de décision.
Rédiger des commentaires pertinents sur les éléments significatifs.
Alerter les responsables en cas d’écart ou de retard constaté.

Analyser la performance des processus administratifs et établir un diagnostic détaillé.
Rédiger et formaliser des procédures et modes opératoires pour harmoniser la gestion.
Présenter et expliquer ces procédures aux utilisateurs.
Évaluer et mettre à jour régulièrement les processus pour garantir leur efficacité.
Faciliter l’accès aux documents et garantir leur bon archivage.

Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes et externes en français et en anglais.
Assurer une communication fluide en face-à-face, par téléphone et en visioconférence.
Respecter les consignes de confidentialité, courtoisie et image de la structure.
Adapter son langage et sa posture en fonction du contexte culturel et professionnel.
Pratiquer l’écoute active et s’assurer de la satisfaction des interlocuteurs.

Participer à la définition du plan de projet en fonction des contraintes (procédures, délais, budget).
Identifier les ressources et parties prenantes nécessaires.
Planifier et coordonner les opérations à l’aide d’outils de gestion de projet.
Assurer un suivi rigoureux en repérant les difficultés et en proposant des ajustements.
Communiquer efficacement autour du projet en interne et en externe.
Évaluer les résultats à l’aide d’indicateurs qualitatifs et quantitatifs.

Planifier et organiser un événement en respectant les contraintes budgétaires et temporelles.
Recueillir toutes les informations essentielles à la préparation et assurer un suivi rigoureux.
Contrôler le bon déroulement de l’événement et gérer les imprévus.
Évaluer la performance de l’événement via les retours clients et collaborateurs.
Mesurer l’impact budgétaire en comparant les coûts prévisionnels et réels.

Concevoir des supports de communication adaptés aux objectifs et cibles.
Structurer et valider les informations avant diffusion.
Diffuser les supports via les canaux appropriés (médias sociaux, prestataires, presse).
Analyser l’impact des actions de communication via les statistiques de fréquentation et la revue de presse.