Programme Titre Professionnel Employé Administratif et d’Accueil
Activité 1 : réaliser les travaux administratifs courants d’une structure
À partir de consignes ou de modèles, rédiger des mails et des courriers simples, saisir et mettre en forme des documents professionnels courants afin de transmettre, dans les délais impartis, une information à l’interne ou à l’externe. Cela doit se faire dans le respect des normes professionnelles, des chartes graphiques et des règles orthographiques.
Saisir et mettre à jour tous types de données, en les collectant si nécessaire. Présenter des tableaux chiffrés dans le respect des procédures et des consignes reçues, afin de contribuer, dans les délais impartis, au suivi des différents dossiers nécessaires au bon fonctionnement de la structure.
Effectuer un autocontrôle des saisies pour s’assurer de la fiabilité des présentations et de la cohérence des données.
Afin de communiquer, d’accéder aux données et de relayer des informations fiables en temps réel, utiliser des outils collaboratifs pour :
- collecter des informations,
- saisir, mettre à jour et partager des fichiers, agendas et plannings.
Cela doit être réalisé dans le respect des procédures et de la charte informatique en vigueur dans la structure. Selon l’organisation de la structure et sur demande, collecter les besoins de fournitures à l’aide des outils mis en place, les transmettre au service concerné ou passer les commandes en ligne.
Dans le respect des procédures en vigueur et des consignes, notamment de sécurité et de confidentialité :
- Réceptionner les mails, les trier, les filtrer et les transmettre aux destinataires concernés.
- Numériser, enregistrer et diffuser le courrier entrant.
- Préparer l’envoi, la mise sous pli et l’affranchissement du courrier sortant à l’aide des tarifs et imprimés postaux en vigueur (papier ou en ligne).
L’objectif est de faciliter les échanges et la communication interne et externe de la structure.
Dans le respect des consignes et des procédures en vigueur :
- Classer et archiver les mails et les documents (ou dossiers) en respectant le plan de classement existant.
- Selon la politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de la structure, numériser les documents et dossiers en vue de leur classement ou archivage en local ou dans un Cloud.
Cela permet de faciliter l’accès à l’information et de favoriser la traçabilité, tout en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.
Activité 2 : Assurer l’accueil d’une structure Compétences professionnelles
Selon les consignes et les procédures de la structure :
- Vérifier et disposer des informations à jour nécessaires au poste d’accueil.
- Accueillir les visiteurs et les collaborateurs, les renseigner ou prendre un message.
- Les orienter afin de traiter leurs demandes dans les meilleurs délais.
Il est essentiel de mobiliser les techniques de communication pour s’assurer de la compréhension de la demande de l'interlocuteur
Dans le respect des consignes et procédures en vigueur :
- Traiter les appels, les filtrer, les transférer ou renseigner les interlocuteurs.
- Utiliser des techniques de communication efficaces pour garantir la bonne compréhension de la demande.
- Prendre les messages et les transmettre aux destinataires concernés afin de satisfaire les demandes des interlocuteurs.
En situation d’accueil, afin de faciliter le fonctionnement de la structure et satisfaire les interlocuteurs internes ou externes :
- Rechercher les informations en vérifiant la fiabilité des sources ou en sollicitant la personne adéquate.
- Répondre aux demandes dans les meilleurs délais.
- Transmettre l’information pertinente sous une forme adaptée, dans le respect des procédures en vigueur, des missions attribuées et des consignes de la hiérarchie.
Compétences transverses
• Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure ;
• Assurer l’accueil d’une structure.
