Secrétaire Assistant Médico-Social

Activité 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

Saisir et présenter des documents en utilisant l’application bureautique la plus appropriée ou un progiciel métier.
Respecter la charte graphique et les consignes données.
Transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes.

Rédiger et présenter des écrits professionnels (mails, courriers, notes, comptes rendus, diaporamas).
Sélectionner et exploiter les informations pour les restituer sous une forme adaptée aux besoins du destinataire.
Assurer le suivi des communications écrites pour garantir leur efficacité.

Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers.
Organiser le classement et l’archivage physiques et numériques en respectant les règles de sécurité et de confidentialité.
Numériser et nommer les documents pour leur classement ou leur archivage, conformément aux procédures en vigueur.

Accueillir et orienter les visiteurs vers les services concernés.
Gérer les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication).
Adopter un ton et une expression adaptés pour assurer une communication efficace.
Assurer la transmission des messages en utilisant les outils de communication appropriés.

Anticiper et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en tenant compte des impératifs de l’équipe.
Utiliser les outils de planification et de gestion du temps pour assurer un suivi rigoureux.
Informer les interlocuteurs des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles.
Assurer l’organisation logistique des activités et suivre les budgets correspondants.

Accueillir et informer les patients, usagers ou interlocuteurs internes et externes selon les procédures en vigueur.
Assurer un accueil personnalisé en face à face ou par téléphone, en respectant la législation et les règles d’identitovigilance.
Analyser les demandes, répondre avec clarté et empathie, et orienter vers le service ou la personne compétente.
Gérer le flux des patients et usagers, organiser l’attente et mettre à jour les agendas en temps réel.
Filtrer les appels et désamorcer les tensions en cas de situations conflictuelles.

Prendre, planifier et confirmer des rendez-vous de consultation, d’examen ou d’admission en optimisant les ressources disponibles.
Saisir et mettre à jour les rendez-vous dans les agendas des praticiens ou intervenants du service.
Définir les délais en fonction des priorités et des contraintes organisationnelles.
Assurer un suivi efficace des rendez-vous et gérer le flux des demandes, notamment par téléphone.

Recueillir et enregistrer les informations nécessaires à la prise en charge dans le respect du secret professionnel et des procédures en vigueur.
Vérifier la validité des documents fournis et assurer leur numérisation et classement.
Organiser l’admission, la sortie ou le transfert des patients et usagers vers d’autres structures.
Établir des devis, gérer la facturation et la télétransmission des actes et prestations.
Assurer le suivi des paiements, gérer les tiers payants et effectuer les relances en cas d’impayés.

Saisir et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus médicaux, rapports sociaux, certificats, prescriptions).
Utiliser des outils de retranscription, logiciels spécialisés et supports adaptés.
Relire, corriger et mettre en page les textes issus de la reconnaissance vocale.
Respecter les règles d’identitovigilance, de confidentialité et le secret professionnel.
Transmettre les informations aux destinataires concernés dans les délais impartis.

Mettre à jour quotidiennement les dossiers patients/usagers selon les procédures.
Vérifier l’exactitude des données administratives et rechercher les informations manquantes.
Classer, archiver et sécuriser les documents en respectant les délais légaux de conservation.
Répondre aux demandes d’accès aux dossiers dans le cadre de la réglementation.
Diffuser les documents nécessaires à la continuité des soins ou de l’accompagnement.

Identifier, programmer et coordonner les actions tout au long du parcours de soin ou d’accompagnement.
Gérer les réservations (salles, équipements, matériels médicaux, transport).
Transmettre les informations aux professionnels de santé, travailleurs sociaux et autres intervenants concernés.
Participer aux réunions pluridisciplinaires et rédiger les comptes rendus.
Anticiper les besoins et gérer les stocks de fournitures administratives.

Collecter, vérifier et analyser des données issues du système d’information interne.
Concevoir et actualiser des tableaux de suivi et de statistiques pour faciliter la prise de décision.
Présenter les résultats sous forme graphique et en extraire les éléments significatifs.
Développer des supports et modèles pour optimiser la collecte et la traçabilité des données.

Communiquer en respectant la confidentialité
Travailler en équipe pluridisciplinaire et relayer l’information
S’impliquer dans une relation de service et gérer les situations difficiles
Adapter sa pratique aux évolutions technologiques des outils de communication et à la dématérialisation de l’information