Secrétaire / Assistant(e)

Activité 1 : réaliser les travaux administratifs courants d’une structure : Compétences professionnelles

Saisir et présenter des documents en utilisant l’application bureautique la plus appropriée ou un progiciel métier.
Respecter la charte graphique et les consignes données.
Transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes.

Rédiger et présenter des écrits professionnels (mails, courriers, notes, comptes rendus, diaporamas).
Sélectionner et exploiter les informations pour les restituer sous une forme adaptée aux besoins du destinataire.
Assurer le suivi des communications écrites pour garantir leur efficacité.

Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers.
Organiser le classement et l’archivage physiques et numériques en respectant les règles de sécurité et de confidentialité.
Numériser et nommer les documents pour leur classement ou leur archivage, conformément aux procédures en vigueur.

Accueillir et orienter les visiteurs vers les services concernés.
Gérer les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication).
Adopter un ton et une expression adaptés pour assurer une communication efficace.
Assurer la transmission des messages en utilisant les outils de communication appropriés.

Anticiper et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en tenant compte des impératifs de l’équipe.
Utiliser les outils de planification et de gestion du temps pour assurer un suivi rigoureux.
Informer les interlocuteurs des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles.
Assurer l’organisation logistique des activités et suivre les budgets correspondants.

Traiter les commandes clients et assurer leur suivi, du devis jusqu’au règlement de la facture.
Garantir la conformité des produits ou services et le respect des délais de livraison.
Actualiser les fichiers, éditer les documents commerciaux et effectuer les relances de paiement.
Établir des comparatifs d’offres, vérifier les disponibilités et conditions de vente auprès des fournisseurs.
Passer les commandes et contrôler les factures en respectant les procédures internes.
Gérer les stocks de fournitures et consommables, assurer la relation avec les prestataires.

Apporter une réponse adaptée aux demandes d’informations, modifications de commande ou réclamations.
Concilier satisfaction client et intérêts de l’entreprise en respectant le cadre de délégation.
Identifier les demandes pouvant être traitées en autonomie et celles nécessitant l’intervention d’un supérieur.

Collecter et analyser les données chiffrées issues de différentes sources.
Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi et les présenter sous forme graphique.
Vérifier la cohérence des résultats et mettre en évidence les éléments significatifs pour la prise de décision.

Effectuer les formalités administratives liées à l’embauche, au départ et aux absences des salariés.
Respecter les procédures de l’entreprise et les règles de confidentialité.
Constituer et tenir à jour les fichiers et dossiers du personnel.
Mettre à jour les plannings de gestion des absences après collecte des informations.
Rechercher et transmettre des informations sur la législation du travail selon les besoins.